Pogoji uporabe eHRM

1 Uvod

Izdajatelj teh Pogojev uporabe je Agitavit Solutions d.o.o. s svojim glavnim poslovnim naslovom na Letališka cesta 33F, 1000 Ljubljana, Slovenija, ID za DDV: SI78870810, matična številka: 1797174 (v nadaljevanju besedila Izvajalec), ki ga zastopa Anka Brus, direktorica.

Pogoji uporabe veljajo za ureditev razmerja med Izvajalcem in Uporabnikom za uporabo sistema eHRM.

Strinjanje s temi pogoji uporabe je pogoj za uporabo Storitve.

Informacije o vsebini Storitve, o cenah, načinu naročila, o odpovedi in o drugih, s Storitvijo povezanih vprašanjih, so dostopne na kontaktih, navedenih na dnu tega dokumenta.

2 Termini

Izrazi, navedeni spodaj in drugod v nadaljevanju dokumenta, imajo enak pomen, kot je opisan v spodnjih podpoglavjih.

2.1 Izvajalec

Izvajalec je Agitavit Solutions d.o.o., s svojim glavnim poslovnim naslovom na Letališka cesta 33F, 1000 Ljubljana, Slovenija.

2.2 Storitev

Storitev je uporaba sistema eHRM v multitenant načinu v dogovorjenem obsegu, preko spletnega mesta, ki ga ponuja Izvajalec.

2.3 Uporabnik

Uporabnik je pravna ali fizična oseba, ki ima z Izvajalcem sklenjeno naročniško pogodbo o uporabi Storitve. Uporabnik lahko pravico do uporabe Storitve dodeli svojim sodelavcem, in sicer največ toliko osebam, kolikor je določeno s pogodbo.

2.4 Spletno mesto

Spletno mesto je spletno mesto Izvajalca, preko katerega Uporabnik dostopa do Storitve, na voljo na naslovu https://imepodjetja.ehrm.net/.

2.5 Obračunsko obdobje

Obračunsko obdobje je obdobje trajanja, za katerega Uporabnik kupi naročnino za Storitev. Obračunsko obdobje je običajno en (1) mesec. Obdobje je lahko tudi drugačno, če je tako opredeljeno v naročniški pogodbi.

2.6 Naročnina

Naročnina na Storitev opredeljuje obseg Storitve in trajanje naročniške pogodbe in je natančneje določena v naročniški pogodbi.

2.7 Registracija

Registracija je prijava v Storitev in je omogočena na podlagi podpisane naročniške pogodbe, čemur sledi kreiranje uporabniških računov (dostopa) v obsegu, kot je opredeljen v naročniški pogodbi.

2.8 Modul

Modul predstavlja zaključeno celoto funkcionalnosti, ki podpirajo določen poslovni proces. Vsak izmed modulov vsebuje osnovni podmodul ter poljubno število dodatnih podmodulov.

2.9 Podmodul

Podmodul predstavlja zaključen nabor funkcionalnosti znotraj modula. Aktualen seznam podmodulov za posamezne module je na voljo pri Izvajalcu – kontaktne informacije so na koncu tega dokumenta.

2.10 Licenca

Licenca določa pravico dostopa za določeno število aktivnih sodelavcev pri Uporabniku do določene vsebine (modul, podmodul). Do Storitve lahko dostopa toliko oseb, kot jih je definiranih v licenci. Licenca lahko zajema dostop do več modulov in več podmodulov. Uporabnik pridobi aktivno licenco po plačilu naročnine za določeno obdobje. Izvajalec si pridržuje pravico, da oblikuje nove module in podmodule ter jih ponudi obstoječim (nadgradnja) ali novim Uporabnikom. Izvajalec si pridržuje pravico do ukinitve obstoječih modulov in/ali podmodulov zaradi nadgradnje. O ukinitvi modulov in/ali podmodulov Izvajalec obvesti Uporabnika vsaj trideset (30) delovnih dni pred načrtovano ukinitvijo in mu s tem omogoči, da iz modula odstrani svoje vsebine (opisano v poglavju »Dostop in izvoz podatkov«).

Lastnosti licenčnega modela:

• Na podlagi kupljenih licenc (naročnina) za posamezni modul in/ali podmodul so v Storitvi Uporabniku omogočene funkcionalnosti, ki jih kupljeni modul in/ali podmodul zajema.
• Ko Uporabnik preseže število kupljenih licenc, se mu izpiše obvestilo o prekoračitvi in onemogoči se dodajanje nove aktivne osebe. Uporabniku je dostop do storitve še vedno omogočen.
• Nakup licence velja za določeno obdobje (privzeto obdobje: 1 mesec).
• Po preteku veljavnosti licence so podatki v Storitvi Uporabniku na voljo za določeno obdobje (več podrobnosti v poglavju »Pretečena licenca, odpoved in prekinitev naročnine«).
• Nakup licence je možen za neomejeno obdobje na podlagi posebnih prodajnih pogojev, ki so predmet dogovora med Izvajalcem in Uporabnikom.

2.11 Osebni podatek

Osebni podatek je katerakoli informacija v zvezi z določenim ali določljivim posameznikom; določljiv posameznik je tisti, ki ga je mogoče neposredno ali posredno določiti, zlasti z navedbo identifikatorja, kot je ime, identifikacijska številka, podatki o lokaciji, spletni identifikator, ali z navedbo enega ali več dejavnikov, ki so značilni za fizično, fiziološko, genetsko, duševno, gospodarsko, kulturno ali družbeno identiteto tega posameznika.

2.12 Obdelava osebnih podatkov

Obdelava osebnih podatkov je vsako dejanje ali niz dejanj, ki se izvaja v zvezi z osebnimi podatki ali nizi osebnih podatkov z avtomatiziranimi sredstvi ali brez njih, kot je zbiranje, beleženje, urejanje, strukturiranje, shranjevanje, prilagajanje ali spreminjanje, priklic, vpogled, uporaba, razkritje s posredovanjem, razširjanje ali drugačno omogočanje dostopa, prilagajanje ali kombiniranje, omejevanje, izbris ali uničenje.

2.13 Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov je pravna ali fizična oseba, ki sama ali skupaj z drugimi določa namene in sredstva obdelave.

2.14 Obdelovalec osebnih podatkov

Obdelovalec osebnih podatkov je fizična ali pravna oseba, ki obdeluje osebne podatke v imenu upravljavca.

2.15 Token

Token predstavlja obračunsko enoto uporabe storitve umetne inteligence, ki se porablja ob posamezni uporabi funkcionalnosti storitve v skladu z njeno tehnično zasnovo.

3 Uporaba Pogojev uporabe

Razmerje med Izvajalcem in Uporabnikom ureja poleg veljavnih predpisov še naročniška pogodba, katere sestavni del so tudi Pogoji uporabe in Politika zasebnosti.

Pogoje uporabe lahko dopolnjujejo posebni pisni dogovori med Izvajalcem in Uporabnikom, ki zavezujejo tako kot Pogoji uporabe. Če Pogoji uporabe in posebni pisni dogovori niso usklajeni, veljajo posebni pisni dogovori.

Izvajalec si pridržuje pravico, da posodobi in spremeni te Pogoje uporabe. Vsakokratne spremembe in/ali dopolnitve Pogojev uporabe začnejo veljati in se uporabljati z iztekom osem-dnevnega (8) roka od objave sprememb in/ali dopolnitev. Če je sprememba in/ali dopolnitev Pogojev uporabe nujna zaradi uskladitve s predpisi, lahko izjemoma te spremembe in/ali dopolnitve stopijo v veljavo in uporabo v krajšem času, ki ga določi Izvajalec.

Izvajalec o vsakršni spremembi iz prejšnjega odstavka obvesti Uporabnika vsaj petnajst (15) delovnih dni pred dnem sprejema spremembe Pogojev uporabe. Najnovejšo različico Pogojev uporabe lahko Uporabnik kadarkoli pregleda na https://www.ehrm.net/pogoji-uporabe-eHRM/.

Uporabnik, ki se s spremembami in/ali dopolnitvami teh Pogojev uporabe ne strinja, je dolžan v roku petnajstih (15) delovnih dni od prejema obvestila o spremembi in/ali dopolnitvi Pogojev uporabe Izvajalca obvestiti, da odstopa od naročniške pogodbe, sicer se po izteku tega roka šteje, da Uporabnik spremembe in/ali dopolnitve Pogojev uporabe sprejema.

Uporabnik s podpisom naročniške pogodbe potrdi, da soglaša s Pogoji uporabe in cenikom storitev in da sprejema vse obveznosti iz njihovega naslova.

4 Lastništvo

4.1 Lastništvo Storitve

Agitavit Solutions d.o.o. je razvil, namestil in upravlja s Storitvijo. Vse komponente Storitve in z njimi povezana gradiva, kot so dokumentacija, članki iz znanj, videz in občutek, izvorna koda C#, HTML/CSS/JavaScript koda, vizualni elementi in vsebina spletnega mesta, so v celoti v lasti Izvajalca.

4.2 Intelektualna lastnina

Izvajalcu pripadajo na Storitvi in vseh z njo povezanih komponentah in gradivih vse pravice intelektualne lastnine, razen tistih, ki jih Izvajalec izrecno prizna tretjim osebam in/ali Uporabniku na osnovi pisnega dogovora.

Uporabnik se strinja, da ne bo reproduciral, kopiral, prodajal, preprodal ali izkoriščal kateregakoli dela Storitve (vključno, vendar ne omejeno na katerikoli del izvorne kode C#, HTML/CSS/JavaScript) brez predhodnega pisnega soglasja Izvajalca.

Uporabnik bo uporabljal Storitev ali dostopal do Storitve samo ob veljavni naročniški pogodbi.

4.3 Blagovni znamki Agitavit in eHRM

Agitavit, eHRM, logotip in vse njegove variante so blagovne znamke ali registrirane blagovne znamke Izvajalca. Uporabnik nima dovoljenja za uporabo omenjenih blagovnih znamk ali registriranih blagovnih znamk Izvajalca ali katerihkoli drugih blagovnih znamk, prikazanih v Storitvi, brez predhodnega pisnega dovoljenja podjetja Agitavit Solutions d.o.o. in/ali imetnika določenih pravic.

4.4 Kršitve

V primeru kršitev določb iz odstavka 4.1, 4.2 ali 4.3 nosi Uporabnik polno odgovornost.

5 Pogoji za uporabo Storitve

Uporaba Storitve je omejena na osebe, ki so stare 15 let ali več. Vsak, ki dostopa do Storitve, mora biti človek. Dostopi, registrirani z “boti” ali drugimi avtomatiziranimi metodami, niso dovoljeni. Uporabnik je dolžan spoštovati pogoje iz tega odstavka ves čas uporabe Storitve.

Ob registraciji je Uporabnik dolžan navesti svoje polno ime ali ime družbe, veljaven e-poštni naslov in vse druge zahtevane podatke za dokončanje postopka prijave. Enako velja za postopek pri nadgradnji, nadgradnji na drug nivo Storitve ali nadgradnji števila aktivnih sodelavcev.

Z registracijo pridobi Uporabnik dostop do Storitev. Dostop z eno licenco je omejen na eno osebo; deljena uporaba dostopa (uporabniško ime, geslo) med več oseb ni dovoljena.

Odgovornost za ohranjanje varnosti Uporabnikovih poverilnic (dodajanje uporabnikov in njihovih pravic v sistemu eHRM) je izključno na strani Uporabnika. Izvajalec ne more in ne bo odgovoren za kakršnokoli izgubo ali škodo, ki bi nastala zaradi neizpolnjevanja te varnostne obveznosti.

6 Uporaba Storitve

6.1 Dodeljevanje pravice uporabe

Uporabnik z dnem podpisa naročniške pogodbe pridobi ne-ekskluzivno, neprenosljivo, preklicno pravico do dostopa do Storitve in uporabe te Storitve v mejah, določenih s temi Pogoji uporabe in naročniško pogodbo. Pravica do uporabe Storitve je pogojena s plačilom naročnine, kot je opredeljena v teh Pogojih uporabe in naročniški pogodbi.

Storitev je zagotovljena na principu “kot je” in “kot je na voljo”. Uporabnik se strinja, da pri uporabi Storitve nosi odgovornost in tveganje, kot je podrobneje opredeljeno v teh Pogojih uporabe.

Oseba, ki uporablja uporabniški račun Uporabnika, Storitve ne sme uporabiti z namenom da:

• uporabi sistem eHRM za nalaganje, prenašanje ali drugačno distribucijo kakršnekoli vsebine, ki je nezakonita, pomanjkljiva, nadlegovana, zloraba, goljufiva, obscena, grožnja, zloraba, sovražnost, vsebuje viruse ali kako drugače neprimerna, kot to razumno določa Izvajalec;
• uporabi sistem eHRM za kakršenkoli goljufiv ali neprimeren namen;
• poskusi dešifrirati, razgraditi, izbrisati, spremeniti ali preoblikovati katerekoli funkcije sistema eHRM;
• podvoji, reproducira ali izkoristi katerikoli del sistema eHRM brez izrecnega predhodnega pisnega dovoljenja Izvajalca;
• uporabi najem, distribucijo ali preprodajo programske opreme ali uporabo sistema eHRM za razvoj konkurenčnega sistema.

V primeru, da pride do kršitve katerekoli izmed zgoraj naštetih alinej s strani tretje osebe, ki je uporabljala uporabniški račun Uporabnika, se takšna kršitev šteje kot kršitev pogodbe s strani Uporabnika, četudi je bila uporaba s strani tretje osebe neavtorizirana s strani Uporabnika. V primeru, da je tretja oseba prišla do uporabniškega računa Uporabnika zaradi odgovornosti Izvajalca, potem to ne šteje kot kršitev pogodbe.

6.2 Naročnina

Storitev je zagotovljena na podlagi veljavne naročnine za določene module in/ali podmodule in za določeno obdobje. Z nakupom naročnine za določeno časovno obdobje Izvajalec pridobi licenco za čas trajanja naročnine za dogovorjeno število aktivnih sodelavcev, modulov in podmodulov.

Kadar je to nujno potrebno za ustrezno delovanje Storitve in/ali v primeru nadgradnje Storitve, sme Izvajalec uvesti dodatne tehnične omejitve, ki opredelijo obseg storitev, ki so vezani na naročnino.

Izvajalec o takšnih omejitvah obvesti Uporabnika vsaj petnajst (15) delovnih dni pred uvedbo omejitev. V kolikor se Uporabnik s tako omejitvijo ne strinja, ima možnost odstopa od pogodbe z odpovednim rokom, kot je določen s temi Pogoji uporabe.

6.3 Sistemske zahteve

Za uporabo Storitve in prikaz vsebine Uporabniku je potreben:

• dostop do interneta,
• programska in strojna oprema za uporabo interneta, ki si jo Uporabnik zagotovi sam in vzdržuje na lastno odgovornost.

6.4 Omejitve

Sistem eHRM je platforma, ki zagotavlja storitve v komercialnem oblaku. Za komercialni oblak veljajo splošne omejitve – normalna uporaba:

• velikost podatkovne baze ne sme presegati velikosti 10 GB v času trajanja naročnine;
• velikost posamezne datoteke, ki se nalaga v sistem, ne sme presegati 4 MB;
• prenos podatkov proti Uporabniku ne sme presegati števila licenc v pogodbi X 100 MB na mesečni ravni;
• število elektronskih sporočil proti Uporabniku ne sme presegati števila licenc v pogodbi X 40 elektronskih sporočil na mesečni ravni.

Nekateri primeri zahtevne uporabe in vedenja Uporabnika lahko povzročijo veliko porabo računalniških in omrežnih virov s strani Storitve. Izvajalec si pridržuje pravico, da enostransko določi, kdaj so pogoji za zahtevno uporabo izpolnjeni (prekoračitev normalne uporabe). Izvajalec bo Uporabnika obvestil po elektronski pošti, da uporaba virov presega normalno uporabo in v kolikšni meri. Ob tem se Uporabnik strinja, da lahko Izvajalec na podlagi zahtevne uporabe uvede ločeno politiko zaračunavanja uporabe Storitve v prihodnje, da bi ublažil pretirane operativne stroške. Izvajalec si pridržuje pravico do začasnega onemogočenja dostopa do Storitve, če uporaba Uporabnika bistveno presega normalno uporabo (opredeljeno v tem poglavju).

Uporabnik lahko Storitev uporablja ne glede na vrsto naprave, ki omogoča internetni dostop (stacionarni in/ali prenosni in/ali tablični računalnik in/ali mobilni aparat idr.).

7 Lastništvo vsebine

7.1 Odgovornost za vsebino

Uporabnik je odgovoren za vso vsebino, ki jo naloži v Storitev, prenese iz Storitve, objavi, shrani ali spremeni prek Storitve na podlagi prijave v sistem (tudi če vsebino objavijo tretje osebe, ki so prijavljene z Uporabnikovim uporabniškim računom).

7.2 Lastništvo vsebine

Vsebina, ki jo Uporabnik naloži, prenese, objavi ali spremeni s Storitvijo, ostane last Uporabnika. Izvajalec na shranjeni vsebini ne pridobi nikakršnih pravic.

Uporabnik izrecno zagotavlja, da je lastnik naloženih vsebin (v besedi, sliki ali zvoku) oziroma, da je nosilec vseh avtorskih in sorodnih ter drugih pravic v zvezi s posredovano vsebino.

Izvajalec jamči, da se bo v skladu z veljavno zakonodajo vzdržal vseh posegov v shranjene vsebine. Ne glede na navedeno v tem odstavku, pa Izvajalec lahko dostopa in poseže v shranjene vsebine ob predpostavki, da so za tak poseg zagotovljeni vsi tehnični pogoji, in sicer na podlagi konkretne zahteve Uporabnika in le v kolikor je to potrebno zaradi zagotavljanja kakovosti Storitve oziroma odprave napak (npr. prilagoditev velikosti fotografij, video vsebin, omogočanje predvajanja na več platformah,..). Navedeni posegi so začasne narave in trajajo zgolj do odprave napake oziroma zagotovitve željene kakovosti storitve, ob predpostavki, da je željena kakovost storitve skladna s temi Pogoji uporabe in da jo je mogoče zagotoviti.

7.3 Intelektualna lastnina

Izvajalec ne bo imel nikakršne zahteve za intelektualne pravice nad vsebino, ki jo Uporabnik pridobi s prenosom vsebine s Storitvijo.

8 Plačila, vračila, spremembe obsega

8.1 Plačilo Storitve

Vsi zneski za plačilo so navedeni v ceniku storitev, ki je naveden v naročniški pogodbi. Vsi zneski za plačilo so brez DDV. Uporabnik je dolžan poravnati celoten znesek za plačilo, vključno z vsemi davki in/ali dajatvami, ki jih narekuje veljavna zakonodaja v času sklenitve naročniške pogodbe.

Izvajalec bo svoje storitve zaračunaval glede na določbe v naročniški pogodbi. Računi bodo izdani elektronsko, s čimer se Uporabnik izrecno strinja. Izvajalec bo račun izdal v obliki PDF in ga posredoval na e-poštni naslov Uporabnika, ki ga določi Uporabnik. Uporabnik soglaša, da za izdani račun ni potreben digitalni podpis z digitalnim potrdilom. V primeru, da Uporabnik potrebuje pisno kopijo računa, se lahko obrne na Izvajalca preko kontaktov, navedenih spodaj.

8.2 Vračila

Izvajalec zagotavlja digitalne storitve, zaradi česar po sami naravi storitve, ki je predmet pogodbe, vračilo že plačane naročnine za določeno obdobje ni možno. Uporabnik je prost pri odločanju ali bo Storitev v zakupljenem obdobju uporabljal ali ne. Pri uporabi je Uporabnik omejen z omejitvami, ki so opredeljene v teh Pogojih uporabe in naročniški pogodbi. Neaktivnost Uporabnika ni razlog za vračilo plačane naročnine s strani Izvajalca.

Izvajalec ni dolžan vrniti sorazmernega dela plačane naročnine za čas, ko Storitev zaradi omejitev tehnične narave (ne glede na to ali so posledica ravnanja Izvajalca ali višje sile) ni dostopna.

8.3 Spremembe obsega Storitve

Uporabnik lahko kadarkoli spremeni obseg naročnine za določen modul in/ali podmodul (število aktivnih sodelavcev, modulov). Uporabnik o željeni spremembi obvesti Izvajalca po elektronski pošti.

Spremembe bodo vidne v Storitvi po vnosu spremenjene licence. Izvajalec se obvezuje vnesti spremembe licence v roku sedmih (7) delovnih dni od prejema zahteve Uporabnika.

8.4 Spremembe cene storitve

Izvajalec si pridržuje pravico, da spremeni dogovorjeno ceno storitve v primeru, da:

• dogovorjena cena na zagotavlja normalnega delovanja in vzdrževanja Storitve,
• zunanji dejavniki povzročijo višje stroške delovanja in vzdrževanja Storitve.

Uporabnik, ki se s spremembami in/ali dopolnitvami cenika Storitve ne strinja, je dolžan v roku petnajstih (15) delovnih dni od prejema obvestila o spremembi in/ali dopolnitvi cenika Storitve Izvajalca obvestiti, da odstopa od naročniške pogodbe, sicer se po izteku tega roka šteje, da je Uporabnik spremembe in/ali dopolnitve cenika Storitve sprejel.

9 Tip storitve

Storitev je na voljo v plačani različici. V vsaki različici morda niso na voljo vse funkcije in funkcionalnosti Storitve.

Izvajalec nenehno spreminja in izboljšuje Storitev. Zaradi tega si Izvajalec pridržuje pravico dodati ali odstraniti funkcionalnost Storitve.

Uporabnik je s spreminjanjem funkcionalnosti seznanjen in z njimi soglaša.

10 Uporaba umetne inteligence

10.1 Namen uporabe

UI funkcionalnosti služijo izključno kot podporno orodje za optimizacijo HR procesov. Končno odločitev v zvezi s kadrovskimi procesi vedno sprejema Uporabnik. Rezultati UI imajo informativni značaj in ne pomenijo zavezujočega ukrepa. Uporabnik v nobenem primeru ni vezan na rezultat ali predlog, ki ga poda UI funkcionalnost

10.2 Obdelava podatkov

• Vneseni podatki se ne uporabljajo za učenje splošnih modelov UI in jih Izvajalec brez izrecnega soglasja Uporabnika ne bo uporabil za učenje splošnih modelov UI.
• UI funkcionalnost ne dostopa do osebnih podatkov v eHRM.

10.3 Pravice in obveznosti uporabnika

Uporabnik je dolžan svoje uporabnike ter osebe, katerih osebni podatki se bodo obdelovali s pomočjo UI funkcionalnosti, seznaniti, da določeni procesi vključujejo uporabo UI funkcionalnosti.

Izvajalec se zavezuje na razumno zahtevo Uporabnika le-temu nuditi ustrezna pojasnila in informacije za izpolnitev dolžnosti iz prejšnjega odstavka, vendar pa glede tega ne prevzema nobenega jamstva ali odgovornosti.

Uporabnik ostaja odgovoren za odločitve, ki jih sprejme na podlagi rezultatov UI.
Uporabnik se zavezuje, da UI funkcionalnosti ne bo uporabljal za nezakonite, diskriminatorne ali neetične namene ter da bo posameznikom zagotavljal izobraževanje za varno in etično uporabo UI funkcionalnosti.

10.4 Pravice in obveznosti Izvajalca

Izvajalec bo naročnika obveščal o bistvenih spremembah v delovanju UI funkcionalnosti.
Izvajalec ne odgovarja za napačne rezultate UI, ki so posledica nepravilne, nepopolne ali zavajajoče vhodne podatkovne baze naročnika.

10.5 Odgovornost

Izvajalec ne odgovarja za škodo, ki bi nastala zaradi napačnih odločitev Uporabnika, sprejetih zgolj na podlagi rezultatov UI brez človeškega pregleda.
Izvajalec odgovarja za pravilno tehnično delovanje UI funkcionalnosti skladno z dogovorjenimi pogoji storitve.

Izvajalec ne odgovarja za škodo, ki je Uporabniku ali tretjim osebam nastala kot posledica delovanja oziroma uporabe splošnih modelov UI, razen če oškodovanec dokaže, da je Izvajalec vedel oziroma ni mogel ne vedeti za napake, ranljivosti ali druge pomanjkljivosti splošnega modela UI, pa je tak model kljub temu uporabil, in če dokaže, da se je Izvajalec zavedal oziroma se ni mogel ne zavedati tveganja oziroma škodne nevarnosti v zvezi z uporabo takega splošnega modelov UI.

11 Pretečena licenca, odpoved in prekinitev naročnine

11.1 Pretečena licenca

Po preteku veljavnosti licence so podatki v sistemu Storitve na voljo v bralnem načinu za obdobje 30 dni. V tem času je licenco potrebno obnoviti in uvoziti v sistem Storitve. V primeru, da pretečena licenca ne bo podaljšana v roku 30 dni, si Izvajalec pridržuje pravico, da po pretečenem roku ukine dostop do Storitve ter brez predhodnega obvestila izbriše vse podatke, ki so vsebovani v Storitvi in so vezani na Uporabnika.

11.2 Odpoved

Naročniško razmerje ostane v veljavi, dokler se ne iztečejo vse veljavne naročnine, določene v naročniški pogodbi, ali pride do odpovedi pogodbe s strani katerekoli od pogodbenih strank, kot je to opredeljeno v teh Pogojih uporabe in/ali naročniški pogodbi.

Naročnina se samodejno obnavlja vsak mesec pod pogoji, določenimi v naročniški pogodbi.

Pogodbo lahko odpove katerakoli pogodbena stranka z vnaprejšnjim pisnim obvestilom in odpovednim rokom trideset (30) dni.

Uporabnik mora v primeru prenehanja pogodbenega razmerja Izvajalcu poravnati vse obveznosti, nastale do dneva prenehanja pogodbenega razmerja, kar zajema zlasti plačilo naročnine in morebitne dodatne storitve, ki jih Uporabnik koristi pri Izvajalcu.

Uporabnik pisno zahtevo po prekinitvi naročniškega razmerja pošlje Izvajalcu priporočeno po pošti. Po prejemu te zahteve s strani Izvajalca začne teči odpovedni rok.

Pogodba preneha veljati po izteku koledarskega meseca, v katerem se je iztekel odpovedni rok.

Dostop do podatkov in izvoz podatkov je opredeljen v poglavju »Dostop in izvoz podatkov«.

11.3 Prekinitev zaradi kršitve

Izvajalec lahko kadarkoli enostransko prekine naročniško razmerje v primeru, da Uporabnik krši določbe teh pogojev in/ali naročniške pogodbe.

V primeru kršitve Izvajalec Uporabnika o kršitvi pisno opozori (po pošti ali elektronski pošti) in poda sedem (7) dnevni rok za odpravo kršitve. V primeru, da Uporabnik kršitev ne odpravi v določenem roku, ima Izvajalec možnost odstopiti od naročniške pogodbe s takojšnjim učinkom (izredna odpoved).

Dostop do podatkov in izvoz podatkov je opredeljen v poglavju »Dostop in izvoz podatkov«.

11.4 Dostop in izvoz podatkov

Po odpovednem roku v primeru redne odpovedi in takoj v primeru izredne prekinitve zaradi kršitev pogodbe bodo podatki v sistemu Storitve na voljo še 30 dni le v načinu branja. Uporabniku je omogočeno, da do konca roka pošlje pisno zahtevo za brezplačen izvoz vseh podatkov Uporabnika na lokacijo, ki ne predstavlja stroška Izvajalcu. Podatki bodo izvoženi na način, da bo Izvajalec naredil kopijo baze in je prenesel k Uporabniku na dogovorjeno lokacijo. Uporabniku je na ta način omogočeno, da prejeto kopijo baze postavi v svojem podatkovnem Microsoft SQL okolju.

Izvajalec si pridržuje pravico, da po pretečenem 30 dnevnem roku ukine dostop do Storitve ter brez predhodnega obvestila izbriše vse podatke, ki so vsebovani v Storitvi in so vezani na Uporabnika.

12 Delovanje, nadgradnje, vzdrževanje in zastoji v delovanju

12.1 Normalno delovanje

Izvajalec si bo prizadeval, da bo Storitev na voljo 99,9% delovnega časa. Vendar pa lahko pride do primerov, ko bo Storitev prekinjena zaradi vzdrževanja, nadgradenj, popravil ali zaradi izpada telekomunikacij, ki so zunaj nadzora Izvajalca. Izvajalec bo vnaprej sprejel vse razumne ukrepe za zmanjšanje takšnih motenj.

12.2 Nadgradnje in vzdrževanje

Redne nadgradnje bodo izvedene v skladu z vzdrževalnim načrtom Izvajalca za sistem eHRM.

Uporabniku je omogočeno, da poda predloge za izboljšavo. Izvajalec bo prejete predloge obravnaval in ocenil morebitni vpliv in izvedljivost predloga. Izvajalec si pridržuje pravico, da predlog sprejme ali zavrne.

Izvajalec lahko izvaja načrtovan izpad Storitev z namenom, da bi namestil posodobitve, nadgradnje, varnostne popravke ali opravljal kakršnakoli druga popravila, ki so potrebna za delovanje Storitve. Izvajalec se obvezuje, da bo s pomočjo elektronske pošte ali znotraj uporabniškega vmesnika Storitve obvestil Uporabnika o načrtovanih izpadih vsaj tri (3) delovne dni vnaprej, razen če je v primeru kritične napake potrebna takojšnja nadgradnja. V tem primeru obveščanja vnaprej ne bo.

V primeru daljših prekinitev se Izvajalec zavezuje takšno prekinitev napovedati vsaj pet (5) delovnih dni pred prekinitvijo, razen če je prekinitev posledica dogodkov in/ali okoliščin, ki niso na strani Izvajalca (sem spadajo predvsem vendar ne omejeno na: izpad elektrike, hekerski napad, nepričakovana okvara strojne opreme pri Izvajalcu, ipd.).

12.3 Zastoji

Nepredviden čas izpada se lahko pojavi kot posledica okvare strojne ali mrežne opreme v komercialnem podatkovnem centru, ki ni v okviru neposrednega nadzora družbe Agitavit Solutions d.o.o..

12.4 Zaustavitev storitve

Izvajalec si pridržuje pravico, da delovanje Storitve v celoti zaustavi. O ustavitvi Izvajalec obvesti Uporabnika vsaj trideset (30) delovnih dni pred načrtovano ustavitvijo in mu s tem omogoči, da Uporabnik s spletnega mesta odstrani svoje vsebine.

13 Podpora strankam

S plačano naročnino za dogovorjeno časovno obdobje Izvajalec zagotavlja podporo Uporabniku v skladu z naročniško pogodbo.

Obseg, odzivnost in cena za opravljene storitve podpore so določeni v naročniški pogodbi.

14 Politika varstva osebnih podatkov

Ker je Izvajalec obdelovalec zbirk osebnih podatkov v smislu določb veljavne evropske in slovenske zakonodaje s področja varstva osebnih podatkov, ti pogoji urejajo tudi obveznosti Izvajalca z vidika varovanja zasebnosti Uporabnika, kot jo določa veljavna evropska in slovenska zakonodaja s področja varstva osebnih podatkov.

Izvajalec zagotavlja, da je vse zbirke osebnih podatkov pridobil v skladu z določbami veljavne evropske in slovenske zakonodaje ter da sta njihova obdelava in hramba zakoniti.

Izvajalec bo ravnal zaupno z vsemi osebnimi podatki in informacijami, pridobljenimi od Uporabnika, in bo takšne podatke uporabljal le za namene, zaradi katerih jih je zbiral in jih, razen iz zakonsko predpisanih razlogov, ne bo razkrival tretjim osebam brez izrecnega dovoljenja Uporabnikov.

Pogodbeni pod obdelovalci za Storitev so:

• Microsoft Corporation: storitev je v gostovanju na Microsoft Azure oblačnem okolju kjer so hranjeni tudi vsi podatki,
• SendGrid Inc.: storitev za pošiljanje elektronske pošte uporablja Twilio SendGrid kjer se hranijo samo transakcijski podatki.
• Setcce d.o.o.: zagotavljanje storitve elektronskega podpisovanja dokumentov z rešitvijo BetrSign kjer se za potrebe izvajanja storitve pošiljajo podatki: Ime, Priimek, Matična številka sodelavca, Zasebna elektronska pošta, Zasebna mobilna številka.

S sprejemom teh Pogojev uporabe Uporabnik potrjuje, da razume, da Izvajalec ne more zagotoviti varnosti ali zasebnosti informacij, ki jih Uporabnik prenaša tretjim osebam ali obdelovalcem preko interneta, ali elektronske pošte ali pogovorov in se strinja, da Izvajalca ne bo imel za kakorkoli odgovornega v povezavi z uporabo vseh tovrstnih informacij s strani obdelovalcev in tretjih oseb.

Izvajalec ni odgovoren za posledice tovrstnih posredovanj, niti za nobeno uporabo ali zlorabo osebnih informacij, ki jih razkrije Uporabnik. Vsak Uporabnik je sam odgovoren za vse informacije, ki jih posreduje v okviru Storitve.

15 Omejitev odgovornosti

Uporabnik je seznanjen in se strinja, da Izvajalec ne zagotavlja 100% zanesljivosti Storitve.

Uporabnik je seznanjen in se strinja, da v celoti prevzema tveganje v zvezi z izpadi delovanja storitve.

Izvajalec ni odgovoren za:

• morebitno škodo, ki bi nastala zaradi dejavnikov, ki niso pod našim razumnim nadzorom (na primer naravne katastrofe, vojne, teroristična dejanja, nemiri, vladne akcije ali odpoved omrežja ali naprav zunaj naših podatkovnih centrov, tudi na Uporabnikovi lokacij ali med Uporabnikovo lokacijo in podatkovnim centrom Izvajalca),
• morebitno škodo, ki bi nastala zaradi uporabe storitev, strojne opreme ali programske opreme, ki je ni zagotovil Izvajalec, vključno s težavami, ki so posledica neustrezne pasovne širine ali povezane s programsko opremo ali storitvami drugih proizvajalcev,
• morebitno škodo, ki bi nastala zaradi neprimerne, nepravilne ali neustrezne uporabe Storitve s strani Uporabnika, vključno, vendar ne omejeno na uporabo neustrezne telekomunikacijske opreme in/ali neustreznim varovanjem uporabniškega imena in gesla,
• morebitno škodo, ki bi nastala zaradi neavtoriziranega posega v Storitev,
• morebitno škodo, ki bi nastala zaradi izpada delovanja Storitve, ne glede na razlog za izpad delovanja Storitve ter njegovo trajanje,
• morebitno izgubo podatkov in kakršnokoli škodo, ki bi Uporabniku nastala zaradi izgube teh podatkov.

Izraz škoda za potrebe tega člena pomeni kakršnokoli škodo, ki nastane Uporabniku, vključno z, a ne omejeno na, premoženjsko in nepremoženjsko škodo, posredno in posledično škodo, izgubo proizvodnje, izgubo dobička, izgubo prihodkov, izgubo pogodb, izgubo ali oškodovanje dobrega imena ali ugleda in izgubo zahtevka.

V nobenem primeru odškodnina, ki bi jo moral plačati Izvajalec Uporabniku zaradi škode, ki bi Uporabniku nastala v zvezi z uporabo Storitve, ne more presegati 10% vrednosti plačanih naročnin v preteklih 12 mesecih.

16 Končne določbe

16.1 Neveljavnost posameznih določb

Neveljavnost katerekoli določbe teh Pogojev uporabe, ne glede na razlog neveljavnosti, ne pomeni neveljavnosti teh Pogojev uporabe kot celote. V takem primeru se neveljavna določba šteje za nezapisano, Pogoji uporabe pa veljajo naprej brez te določbe.

16.2 Uporaba prava in reševanje sporov

Za pravna razmerja med Uporabnikom in Izvajalcem se uporabljata slovensko pravo in pravo Evropskih skupnosti (vključno z Uredbo 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov). Vse morebitne spore, ki bi izvirali iz te pogodbe, bosta stranki reševali sporazumno, če pa to ne bo mogoče, bo o sporu odločalo stvarno pristojno sodišče v Ljubljani.

16.3 Kontakt

V primeru vprašanj se lahko obrnete na nas tako, da pošljete elektronsko sporočilo na support@ehrm.net, nas pokličete na telefonsko številko +386 1 242 56 73 ali pošljete pismo, naslovljeno na Agitavit Solutions d.o.o., Letališka cesta 33F, 1000 Ljubljana, Slovenija.

Velja od 20 .03. 2026